O marketing é uma ferramenta essencial para expandir seu evento. É preciso atingir um público maior – e se conectar com ele – para um evento de sucesso e, com poucas pessoas na sua equipe (ou talvez nenhuma) para te ajudar, qual pode ser a melhor forma de fazer isso?
Supere esses três desafios comuns do marketing de eventos e faça com que seu evento seja reconhecido!
Desafio #1: Recursos insuficientes
Orçamentos de marketing normalmente são pequenos. Na verdade, 90% dos organizadores de evento acreditam que seus orçamentos são insuficientes. Logo, quando sua intenção é fazer seu evento crescer, é necessário tomar decisões bem informadas quanto à aplicação desse orçamento.
Devido à limitação de recursos, muitos organizadores compartilham custos associando-se a marcas e patrocinadores. Esses parceiros podem ser mais baratos do que uma contratação em tempo integral, liberando orçamento para outros usos – como alimentos, bebidas e seguro.
Aqui estão algumas formas de colaborar com marcas e patrocinadores, mesmo com recursos limitados:
Parcerias: Quando sua equipe é pequena e seu orçamento menor ainda, uma boa opção pode ser firmar uma parceria com marcas locais (ou até mesmo nacionais) para te desafogar de alguns custos. Essas marcas podem, por exemplo, postar sobre seu evento nas redes sociais e mandar e-mails promocionais para seus contatos.
Patrocinadores: Empresas estão buscando novas formas de expor suas marcas para o público, e você pode tirar vantagem disso. Encontre uma marca para ser sua patrocinadora e alinhe expectativas – para ambos os lados. Para garantir um bom relacionamento com o seu patrocinador, conheça 10 perguntas que vão conquistá-lo de primeira.
Desafio #2: Equipe pequena
Você frequentemente se encontra diante de muitas tarefas para serem cumpridas em um período de tempo impossível. Pior que isso? Você provavelmente não tem um time grande o suficiente para te ajudar. Em uma pesquisa com 1.000 organizadores de evento, 45% deles disseram que seus times consistem em equipes de duas a cinco pessoas. Aproximadamente um terço (28%) disse trabalhar sozinho. Isso significa que, sem uma priorização muito bem pensada, a menor das ineficiências pode te atrasar.
Aqui estão duas formas de fazer o tempo que você passa pensando em marketing mais produtivo:
Use a regra do 80/20: Essa regra diz que 80% dos seus resultados vêm de apenas 20% das suas entradas. Em outras palavras, é importante focar em tarefas que geram mais impacto. Quando foi a última vez que você vendeu ingressos através de anúncios no Twitter? Se não vale a pena, cancele.
Automatize seu marketing: quando você não tem pessoas suficientes para te ajudar, atividades com a criação manual de listas de e-mail, otimização de anúncios ou programação de posts para redes sociais vão sugar boa parte do seu tempo. A automação de marketing deve resolver esse problema.
Desafio #3: Tempo insuficiente
Com tantas coisas para fazer, é preciso usar cada minuto muito bem. Existem expositores para conquistar, contratos para revisar e equipes para treinar. E, no meio dessa loucura, você ainda precisa achar tempo para o marketing.
Invista em pessoas que você confia – um time (ou até mesmo uma única pessoa) para quem você possa delegar tarefas, com a certeza de que tudo será cumprido. Terceirizar pode ser uma boa alternativa para diminuir seu estresse.
Contrate equipes para meio período: Que tal contratar um coordenador durante meio período, e deixar que ele te ajude em algumas das suas tarefas do dia-a-dia, para que você possa focar nos aspectos mais estratégicos do seu evento?
Tenha uma bilheteria eficiente: escolha uma bilheteria que te ajude a trabalhar de forma inteligente, otimizando seu tempo. De análises de desempenho até um checkout simplificado, faça com que seus participantes encontrem e comprem facilmente os ingressos para o evento.
Construa sua equipe principal com atenção: A espinha dorsal do seu evento é a equipe principal, que estará com você durante todo o ano. Como a maioria das equipes de eventos são pequenas, você precisa de um time que compartilhe sua visão e trabalhe de forma independente, garantindo eficiência. Para garantir que está fazendo a contratação certa, conheça as 8 perguntas que você deve fazer quando estiver contratando a equipe do seu evento.
Por que fazer seu evento no Expo D. Pedro?
Localizado em Campinas, o Expo D. Pedro atende, desde 2014, diversos formatos de eventos com qualidade e excelência em um espaço de 13.000 m² de área construída, divididos em um Centro de Convenções com auditórios modulares e salas de apoio que comportam palestras, congressos e convenções com capacidade para até 2.000 pessoas em auditório; e o Centro de Exposições com 7.000 m² de área totalmente horizontal, ideal para feiras, exposições, shows e festas sociais. Anexo a um dos maiores shoppings centers da América Latina, o Parque D. Pedro Shopping, o espaço reúne a comodidade de estar ao lado de uma praça de alimentação diversificada, inúmeras lojas, serviços, entretenimento e ainda conta com oito mil vagas de estacionamento.