Desde patrocinadores com demandas impossíveis até participantes que exigem mais atenção que seus principais palestrantes, todo dia é uma nova experiência para profissionais de eventos.
Fizemos uma lista com as 11 lições de vida que todo organizador de eventos aprendeu do jeito mais difícil. Confira:
Lição #1: Esteja preparado para a chuva, mesmo com sol
É impossível prever tudo que vai acontecer no dia do seu evento. Você pode criar um plano de ação, rever cada detalhe e se preparar para o pior cenário possível, mas, quando os participantes começarem a chegar, é só uma questão de responder aos acontecimentos da melhor forma (incluindo variações de clima inesperadas).
Lição #2: Às vezes, o silêncio vale ouro
Em alguns momentos durante o planejamento de um evento, você acaba cruzando com um cliente, patrocinador ou participante que não tem medo de dividir suas opiniões fortes sobre as suas decisões, habilidades ou escolhas. Aqueles com ótimas habilidades de relacionamento interpessoal, no entanto, são mestres em aceitar críticas e dar a volta por cima com um feedback construtivo.
Lição #3: Grandes jornadas começam com pequenos passos
Uma das razões para esse trabalho ser tão estressante são todas as variáveis envolvidas no planejamento de um evento. Saber por onde começar quando você está diante de uma montanha de tarefas pendentes pode ser difícil para algumas pessoas, mas não para você. Suas habilidades de priorizar são ótimas e você já aprendeu a quebrar uma lista gigante de tarefas em pequenos itens, delegando eles de acordo.
Lição #4: Ações falam mais do que palavras
Em suas parcerias com patrocinadores ou nas promessas que faz aos participantes, o que você diz e o que você faz devem estar sempre alinhados. É por isso que organizadores de eventos são excepcionalmente bons em avaliar quando realmente podem assumir e entregar, tanto nos negócios quanto na vida pessoal.
Lição #5: É impossível agradar todo mundo
Não importa o quanto você pense e planeje um evento, você simplesmente não pode agradar todo mundo. É por isso que bons planejadores de eventos sabem aceitar feedback e avaliações sem levar para o lado pessoal. Críticas te ajudam a melhorar cada vez mais.
Lição #6: Tempo é precioso
A falta de tempo é a única questão que afeta todos os organizadores de evento. Parece que nunca existem horas ou minutos suficientes no dia para fazer tudo, então você aprendeu a otimizar o seu tempo com maestria. A tecnologia é uma grande aliada nisso, e pode te ajudar a automatizar tarefas repetitivas, gerenciar suas redes sociais e muito mais.
Lição #7: Cuide de você mesmo antes de qualquer coisa
É muito fácil se sentir exausto trabalhando no ramo. Longas horas de trabalho e prazos curtos podem cutucar (e muito) seu sistema nervoso. Profissionais mais experientes, no entanto, sabem que o segredo para uma carreira de sucesso é colocar suas necessidades em primeiro lugar todos os dias – mesmo que seja só por alguns minutos.
Lição #8: É preciso persistir
Trabalhar com eventos tem muitos altos e baixos. As coisas nem sempre funcionam, um fornecedor pode cair por água abaixo, seu principal palestrante pode cancelar um dia antes do seu evento… Essas coisas acontecem. Mas, para aqueles com muita experiência na indústria, seguir adiante é uma tarefa fácil. A resiliência te ajuda a encontrar soluções, para que você (e seu evento) esteja focado e mantenha o curso.
Lição #9: Nunca pare de aprender
Independente de quantos eventos você já planejou, sempre há algo novo para aprender. É uma das coisas que fazem a profissão ser tão apaixonante! Tecnologias e ferramentas então sempre mudando, assim como as expectativas do público.
Lição #10: O riso é o melhor remédio
Saber rir da vida (pelo menos nos momentos apropriados) é uma das melhores táticas para aliviar o estresse. Ter uma boa perspectiva das coisas é uma das razões pelas quais organizadores de eventos têm sucesso mesmo nas situações mais adversas.
Lição #11: SEMPRE tenha um checklist
Os dias anteriores ao seu evento podem ser caóticos. Se você não manter a organização, alguma coisa vai acabar dando errado. Pensando nisso, montamos um checklist detalhando todos os principais pontos que você deve considerar ao realizar seu evento.
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