A tarefa de organizar um evento é bastante trabalhosa e de alta responsabilidade. São semanas e até meses de planejamento para uma data especial, na qual tudo deve sair como o esperado. Durante um evento os acontecimentos são em tempo real, por isso, uma pequena falha pode comprometer a imagem da empresa que está por trás da organização.
É claro que imprevistos acontecem e, nem sempre, podemos prevê-los com antecedência, mas quanto mais bem preparada e estruturada a equipe estiver, maiores são as chances de o evento ser um sucesso.
Já que respiramos evento diariamente em nosso negócio, preparamos um passo a passo para te ajudar nessa coordenação. Seguindo essas etapas qualquer formato de evento pode ter mais chances de alcançar o resultado desejado.
- Defina o tema do evento (qual o motivo do encontro e seus objetivos)
- Determine o número de pessoas a serem convidadas
- Escolha a cidade e local de acordo com a proximidade do público
- Data e horário
- Delimite o orçamento disponível para a realização do evento
- Pense na programação e conteúdo
- Convide os palestrantes
- Contrate um cerimonial
- Escolha o Buffet (pense no cardápio adequado para o formato do evento)
- Audiovisual, palco, iluminação e sonorização
- Fotografia (alguém da empresa pode ficar responsável ou é necessário fazer uma contratação?)
- Pense na decoração com flores e móveis (se necessário, chame um decorador para fazer a ambientação)
- Não se esqueça de pessoal para limpeza, segurança e recepção
- Pense no credenciamento do evento. Faça de forma organizada ou chame uma empresa especializada
- É necessário ambulância, seguro e alvará? (depende do número de pessoas)
- Planeje a divulgação do evento (o convite será impresso, eletrônico, e-mail marketing, criar evento no facebook…)
- Não esqueça de fazer um pós-evento. Envie uma ficha de avaliação para os participantes e colha umfeedback de pontos positivos e negativos para os próximos eventos.