Como planejar um congresso científico de sucesso

Congressos oferecem ótimas oportunidades para a comunidade científica explorar novas áreas de aprendizagem, compartilhar seus resultados de pesquisa e fazer networking com seus colegas. Como a logística de organizar uma grande reunião científica pode parecer um pouco assustadora, separamos algumas dicas que podem te ajudar a enfrentar o desafio e garantir um congresso científico de sucesso.

Ciência é a peça-chave

A qualidade dos palestrantes e pesquisadores e do material que eles apresentam é o que ajudará seu congresso a ser lembrado como um sucesso. Para as palestras, busque um equilíbrio entre os gêneros e inclua jovens pesquisadores e cientistas seniores que sejam líderes em seu campo.

É uma boa ideia ter alguns palestrantes reserva em caso de cancelamento. Considere trazer palestrantes locais sempre que possível, pois você não terá que pagar despesas caras de viagem e hotel e não haverá preocupações sobre cancelamentos devido a voos perdidos, por exemplo.

O tempo é crucial

Decidir participar de um congresso científico raramente é uma decisão de última hora, então é importante dar aos participantes tempo para planejar sua ida, pelo menos doze meses antes.

Vale a pena fazer uma pequena pesquisa de mercado para descobrir se os participantes preferem um congresso durante a semana ou no fim de semana, e também se os dias com palestras do começo ao fim são mais práticos para os participantes locais.

Programação para o sucesso

É uma boa ideia ter menos palestras, mas que sejam mais longas, pois isso permite que haja tempo suficiente para que a participação seja feita sem pressa.

Proporcione muitos intervalos: o networking é um dos principais benefícios de um congresso científico e os coffee breaks são a oportunidade perfeita para aprender sobre as ideias e pesquisas dos outros. Considere ter cafeterias na área de apresentação de pôsteres para promover oportunidades de networking.

Múltiplas oportunidades de aprendizado

O setor de congressos é altamente competitivo e, muitas vezes, é difícil para os cientistas se afastarem de seus programas de ensino ou pesquisa. Para tornar seu evento mais atrativo, você precisa priorizar oportunidades de alta qualidade para o aprendizado. Certifique-se de que seus participantes conheçam os tópicos que serão abordados, quem estará dando as palestras e que outras oportunidades de aprendizado estarão disponíveis.

Elas podem incluir:

  • Vídeos das palestras do congresso – eles podem ser oferecidos gratuitamente ou vendidos para ajudar a cobrir os custos;
  • Podcasts sobre os mais recentes tópicos de pesquisa;
  • Pacotes de realidade virtual para aprendizagem científica.

Não há como negar que pode ser um desafio organizar uma reunião científica. Por isso, não tenha medo de procurar ajuda e delegar tarefas sempre que possível. Se você quer ficar na zona de segurança, vale a pena empregar os serviços de um organizador de eventos profissional, que pode te guiar e te ajudar a garantir um congresso científico bem-sucedido.

Por que fazer seu evento no Expo D. Pedro?

Localizado em Campinas, o Expo D. Pedro atende, desde 2014, diversos formatos de eventos com qualidade e excelência em um espaço de 13.000 m² de área construída, divididos em um Centro de Convenções com auditórios modulares e salas de apoio que comportam palestras, congressos e convenções com capacidade para até 2000 pessoas em auditório; e o Centro de Exposições com 7000 m² de área totalmente horizontal, ideal para feiras, exposições, shows e festas sociais. Anexo a um dos maiores shoppings centers da América Latina, o Parque D. Pedro Shopping, o espaço reúne a comodidade de estar ao lado de uma praça de alimentação diversificada, inúmeras lojas, serviços, entretenimento e ainda conta com oito mil vagas de estacionamento.

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