Quando o assunto é planejar e executar um evento, o tempo costuma ser seu bem mais precioso e, com tantas tarefas envolvidas, gerenciá-lo pode ser bem difícil. Desde colocar você em contato com fornecedores internos confiáveis até o oferecimento de um espaço flexível que pode ser facilmente adaptado às suas necessidades, o local do seu evento pode te ajudar a economizar tempo para que você possa se concentrar na criação de uma experiência excepcional.
Aqui estão seis maneiras de aproveitar a experiência do seu local para ajudá-lo a economizar tempo (e energia) durante seu próximo evento!
Evite surpresas
Produtores de eventos sabem que o pré-planejamento pode fazer o sucesso ou acabar com seu evento, por isso, estudar os detalhes com antecedência pode economizar estresse desnecessário e tempo precioso. Criar uma checklist no início do processo de planejamento pode garantir que nenhuma tarefa seja esquecida. Ferramentas de gerenciamento de projetos on-line podem ajudá-lo a gerenciar suas listas e priorizar as tarefas.
Converse com seus parceiros. Aproveite os especialistas para ajudá-lo a preencher as lacunas (seleções de cardápios, logística do evento e posicionamento de sinalização, por exemplo) e garantir que você esteja preparado para quase tudo.
No que diz respeito ao espaço do seu evento, solicite um contato principal para centralizar solicitações e relacionamentos internos. Isso reduzirá as surpresas quando estiver no local e garantirá que todas as suas necessidades sejam atendidas.
Trabalhe com fornecedores homologados
À medida que você planejar coisas como audiovisual, alimentação, Wi-Fi e segurança, por exemplo, considere trabalhar com os fornecedores homologados do seu espaço. Os fornecedores homologados foram examinados e fazem parte de um grupo selecionado, então você sabe que eles se orgulharão de oferecer um serviço de alto nível. Além disso, eles também conhecem o local como a palma da mão.
Eles sabem como as coisas funcionam, sabem onde elas estão e sabem como aproveitar a acústica ao máximo. Além disso, eles têm tudo o que precisam no local para apoiá-lo. Precisa de uma peça para o projetor? Está guardada em algum armário, pronta para ser acessada rapidamente. Será que um parafuso se soltou em um dos stands da feira? Há alguém próximo, com as ferramentas necessárias, para substituí-lo.
Melhor ainda, eles podem estar pensando em todos os obstáculos que você pode enfrentar antes mesmo do seu evento, para ter tudo que você precisa pronto – um luxo perdido com fornecedores externos. Isso não só reduz o que você precisa organizar, mas também diminui o tempo necessário para encontrar qualquer solução.
Crie um espaço que funcione
Otimizar seu espaço é um componente chave no planejamento do seu evento. A flexibilidade nas configurações das salas pode melhorar o acesso, economizando tempo entre diferentes usos. Salas sem colunas e com divisórias móveis significam que você pode transformar um espaço de convenções em salas de aula, em questão de minutos.
Os jantares podem ser transformados em bailes com uma pista de dança fácil de implementar. Espaços para eventos modernos são projetados para responder às suas necessidades, e encontrar configurações práticas pode economizar muito tempo.
Ter bons elevadores, áreas de armazenamento e acesso a carrinhos aumenta a eficiência, o que diminui o estresse na gestão da logística e reduz os riscos de imprevistos à medida que as mudanças de sala ocorrem.
Crie um cardápio flexível
Trabalhe com os especialistas em culinária do seu espaço para criar uma experiência perfeita em alimentos e bebidas. Com seus conhecimentos, você economizará tempo planejando o cardápio e gerenciando requisitos culinários inesperados ao longo de seu evento.
Seja um pedido de última hora ou uma restrição alimentar, uma equipe culinária tem fácil acesso a ingredientes alternativos, uma cozinha completa e os recursos necessários para ajustar o cardápio. Eles têm acesso rápido aos produtos locais para fazer ajustes com interrupções mínimas na experiência dos participantes.
Pense na tecnologia
A tecnologia pode ajudá-lo a economizar tempo ou, quando não funciona corretamente, pode ser a causa do tempo perdido. Iluminação, Wi-Fi, equipamento, telas e som são apenas alguns dos elementos nos quais você precisa pensar durante o seu evento. Se as coisas derem errado, você precisa de suporte rápido.
Aproveitar os serviços de tecnologia oferecidos pelo espaço de eventos pode ajudar a limitar o tempo necessário para resolver problemas de rede ou responder a solicitações audiovisuais, porque você tem acesso imediato ao suporte no local ao longo do evento. Quando se trata de entregar experiências, uma equipe de tecnologia bem preparada pode garantir que ninguém fique esperando enquanto você procura um fio de substituição misterioso ou tenta encontrar um técnico no último minuto.
Eles também podem ajudar a manter os participantes em movimento e no lugar certo no momento certo, garantindo que a sinalização digital esteja atualizada o tempo todo.
Mantenha as linhas de comunicação abertas
Enquanto estiver no local, use seu contato principal para gerenciar quaisquer problemas inesperados, de modo que seu tempo permaneça protegido e você continue focado na tarefa em questão.
Solicite o número de celular do seu contato e pergunte se pode enviar mensagens de texto. Os dias das ligações e chamadas perdidas já passaram – as mensagens de texto mantêm as linhas de comunicação abertas ao longo de todo o seu evento. Se seu contato está longe, mensagens de texto aumentam a probabilidade de você obter uma resposta e uma solução rápida quando o cara-a-cara não é uma opção. Dessa forma, o contato do seu local pode trabalhar com equipes diferentes para reagir rapidamente se algo precisar atenção imediata.
Em conclusão
No fim das contas, os participantes vêm ao evento esperando uma experiência impecável. Você tem muitas peças em movimento para considerar, e seu local pode ajudá-lo a gerenciar todos esses detalhes importantes. A sincronização é crucial, e manter-se eficiente ao longo de seu evento pode ser a diferença entre uma boa e uma ótima experiência para o seu público. Aproveitar as ferramentas e os recursos disponíveis através da parceria com seu local pode garantir que você fique focado em proporcionar uma experiência inesquecível.
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